สรุปบทที่ 3 การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ

บทที่ 3

การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ

(Solving Business Problems with Information Systems)

 แนวคิดเชิงระบบ (Systens Approach)

          จากตัวอย่างที่เกี่ยวกับการใช้อินเทอร์เน็ตและเว็บไซท์ แสดงถึงการปฏิวัติการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในวงการธุรกิจ  จากการคิดค้นของบริษัทวิจัยการตลาดของ NFO โดยใช้เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการสนทนาบนอินเทอร์เน็ตของ TalkCity ซึ่งจะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ ช่วยในการพัฒนาสินค้า ช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆ ระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยให้ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น ทั้งการจัดการด้านการตัดสินใจและการร่วมมือในการทำงานเป็นกลุ่มให้เกิดความแข็งแกร่งในการต่อสู้ในเชิงธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเทคโนโลยีสานสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จภายใต้สิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา

กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข (Defining Problems and Opportunities)

          ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ ปัญหา  สามารถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไข คือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหาโดยสัญญาณบอกเหตุ (Symptoms) หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด

การคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)

          การคิดอย่างเป็นระบบทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่สุด ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ (The Fifth Discipline) เซนก์ กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง (Personel Mastery)การไม่อคติและไม่ท้อแท้ (Mental Models) การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน (S hared Vision) การเรียนรู้เป็นทีมงาน (Term Learning) เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสามารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไมทุกต้นในป่า

การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ (Developing Alternative Solutins)

          มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบเพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ  และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย

การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง (Design and Impiementing a Solution)

          เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้วจะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริง โดยอาศัยผู้ใช้เจ้าหน้าที่เทคนิค เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้โดยปกติการออกแบบรายละเอียด (Design Specifications) จะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ ทั้งประสิทธิภาพของบุคลากร อาร์ดแวร์  ซอฟต์แวร์ แหล่งข้อมูล และงานที่จะต้องทำเมื่อมีการใช้ระบบใหม่ แผนการนำไปประยุกต์ใช้ (Implementaion Plan) ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม

การประเมินหลังการนำไปใช้ (Postimplementation Review)

          การตะหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม

การใช้แนวคิดเชิงระบบ (Using the Systems  Approach)

       ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจอ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์  โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน

ความขัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)

          ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า

ความชัดเจนของความต้องการทางธุรกิจ (Staement of Business Requirements)

          การวางแผนกลยุทธ์ระยะยาวกับผู้จัดการและกลุ่มที่ปรึกษาด้านการจัดการ เพื่อกำหนดบทบาทเชิงกลยุทธ์สำหรับระบบสารสนเทศในบริษัทโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มมูลค่าของผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทแก่ลูกค้า ข้อได้เปรียบของระบบ POS คือกำหนดฐานงาน (Platform) ที่เป็นไปได้ในการสนับสนุนบทบาทของระบบสารสนเทศ ความเป็นไปได้อี่นๆ รวมทั้งระบบด้านการตลาด การกระจายสินค้า และการขยายสมาชิกไปยังพื้นที่อื่นๆ แผนการนี้ยังได้กำหนดความต้องการด้านอื่นๆ

แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ

          ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพและในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดี

วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)

          เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ หรือ การพัฒนาระบบงาน ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

การศึกษาความเป็นไปได้

          เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศมีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสานสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับและความเป็นไปได้ของโครงการ

การวิเคราะห์ระบบ

          เมื่อไดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงานใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาวคุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบที่ขยายผลมาจาการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้นแต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน

การวิเคราะห์องค์กร

          การวิเคราะห์องค์กรเป็นสิ่งสำคัญของการปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้มของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน

การกำหนดรายละเอียดของระบบ (System Specifications)

          การกำหนดรายละเอียดของระบบ โดยทั่วไปหมายถึง วิธีการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ของระบบงานโครงสร้างของฐานข้อมูล การประมวลผล และการควบคุมขั้นตอนการทำงาน ดังนั้น นักออกแบบระบบ จึงมักต้องพัฒนาฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่ายข้อมูล และการกำหนดรายละเอียดของบุคลากรสำหรับระบบที่วางแผนไว้

การสร้างต้นแบบ (Prototyping)

          การสร้างต้นแบบ เป็นพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอนการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรมที่เรียกว่าการวนรอบ โดยนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ การทำต้นแบบสามารถทำให้กระบวนการพัฒนาเร็วและง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่ความต้องการของผู้ใช้นั้นยากแก่การเข้าใจอย่างชัดเจน

กระบวนการสร้างต้นแบบ (Prototyping Process)

การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ตามปกติแล้วระบบขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดจากความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ

การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ (Maintenance of Information Systsems)

          การบำรุงรักษาระบบ (Systsems  Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบ เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการสำรวจ (Monitoring) ประเมิน (Evaluation) และปรับเปลี่ยน (Modify) ระบบ เพื่อให้เป็นตามที่ต้องการหรือที่จำเป็น รวมไปถึงกระบวนการทบทวนผลหลังการนำระบบไปใช้งาน เพื่อเป็นการรับประกันได้ว่าระบบใหม่ที่ได้นำไปใช้นั้นตรงกับความต้องการใช้งานของธุรกิจที่ได้ตั้งไว้ตั้งแต่ตอนออกแบบ การแก้ไขข้อผิดพลาดจากขั้นตอนการพัฒนาระบบ

คอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบ

          คอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบหรือคอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมซอฟต์แวร์ (Computer-Aided Software Engineering) ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จที่เรียกว่า เคสทูล (CASE Tools) เพื่อจัดการกับงานของวงจรการพัฒนาระบบ เช่น การวางแผนธุรกิจ การจัดการโครงการส่วน ติดต่อกับผู้ใช้ ต้นแบบ การออกแบบฐานข้อมูล และการพัฒนาซอฟต์แวร์

การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End User Development)

          คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถสร้างแนวทางใหม่หรือปรับปรุงระบบงานเดิมโดยปราศจากความช่วยเหลือของผู้เชี่ยวชาญด้านระบบสารสนเทศได้ โดยใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จสำหรับผู้ใช้เพื่อพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาระบบคอมพิวเตอร์ได้เอง เช่น การใช้โปรแกรมตารางทำการอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือในการพัฒนาแนวทางการวิเคราะห์ผลลัพธ์ของยอดขายรายสัปดาห์

แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 3

1. นักศึกษาสามารถใช้แนวคิดเชิงระบบในการแก้ไขปัญหา เช่นเดี่ยวกับการแก้ไขปัญหาทางด้าน การตลาด ทางด้านการเงิน ทางด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ จงอธิบาย

ตอบ  ใช้ เพราะแนวคิดเชิงระบบในการใช้แก้ปัญหานั้น เป็นแนวคิดที่สามารถนำไปแก้ปัญหาได้ทุกทางของปัญหา และเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดลำดับความคิดมากขึ้น 

 
2. ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่า การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน

ตอบ  เพราะเป็นการพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรม เรียก การรวนรอบ

   

3. ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ

ตอบ การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ระบบงานขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ การทำต้นแบบขึ้นอยู่กับกระบวนการพัฒนาระบบสำหรับการใช้งานด้านธุรกิจ

     

5. มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้าง ที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซท์

ตอบ  ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word processing) ปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า 85 เปอร์เซ็นต์ ต้องติดตั้งโปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสารรวมอยู่ด้วย ซึ่งโปรแกรมนี้ทำให้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข ตรวจสอบ พิมพ์ และจัดเก็บข้อความต่าง ๆ หนังสือที่จำหน่ายในท้องตลาดในปัจจุบันนี้  ส่วนมากก็เริ่มต้นจากการพิมพ์ข้อความลงในคอมพิวเตอร์ด้วยซอฟต์แวร์ที่ประมวลคำ

          ซอฟต์แวร์กราฟิก (Graphic Software) เป็นซอฟต์แวร์สำหรับสร้างภาพกราฟิกแบบต่าง ๆ การใช้งานในระดับเบื้องต้นอาจนำไปใช้ประกอบการสร้างเอกสาร หรือการนำเสนอข้อมูล ส่วนการใช้ในระดับสูงอาจใช้สำหรับการตกแต่งภาพหรือรูปถ่าย หรือใช้สำหรับงานด้านศิลปกรรม สถาปัตยกรรม วิศวกรรม เป็นต้น 

อ้างอิงข้อมูลจาก : คุณจตุพล กลิ่นศรีสุข

                                       ที่อยู่เว็บไซต์ :

 http://clubpol12.blogspot.com/2014/05/3.htm